O czym powinien pamiętać właściciel spółki na koniec roku?  

Klaudia Adamek

Finansistka, księgowa, założycielka Finanse w równowadze

Zakończenie roku w spółce wiąże się z rozliczeniami podatkowymi oraz zamknięciem ksiąg rachunkowych. Nie każdy właściciel spółki wie, że ciążą na nim pewne obowiązki związane z zamknięciem roku. Jest to także dobry czas na wprowadzanie zmian i podsumowanie wyników firmy za ubiegły rok.

Jakie są obowiązki właściciela firmy oraz szanse związane z zakończeniem roku? Na to pytanie odpowiadam w tym artykule.

Nie jest to artykuł dla właścicieli jednoosobowych działalności gospodarczych, którzy rozliczą się w oparciu o KPiR lub inne uproszczone ewidencje księgowe. Z tego artykułu skorzystają przedsiębiorcy, których obowiązują przepisy dotyczące prowadzenia pełnej księgowości.

Inwentaryzacja – o czym powinien pamiętać właściciel spółki

Wszystkie spółki, które prowadzą księgi handlowe, mają obowiązek przeprowadzenia inwentaryzacji na koniec roku obrotowego. Nie każdy właściciel firmy wie, że ciążą na nim obowiązki w tym zakresie, których nie może przekazać innej osobie.

O czym powinien pamiętać właściciel spółki, która prowadzi księgi handlowe?

Obowiązki właściciela spółki związane z inwentaryzacją

Co zatem należy do obowiązków kierownika jednostki?

• opracowanie instrukcji inwentaryzacyjnej,
• powołanie komisji inwentaryzacyjnej i wyznaczenie jej przewodniczącego,
• wydanie zarządzenia w sprawie inwentaryzacji wraz z jej harmonogramem,
• powiadomienie biegłego rewidenta o terminach inwentaryzacji, jeśli sprawozdanie finansowe podlega badaniu,
• nadzór nad przebiegiem inwentaryzacji oraz rozliczeniem jej wyników.

To kierownik jednostki podejmuje decyzję, jak powinny zostać rozliczone ewentualne różnice inwentaryzacyjne.

Jako właściciel spółki powinieneś sprawdzić, czy odpowiednie dokumenty są przygotowywane w Twojej spółce oraz, czy cały proces inwentaryzacji przebiega prawidłowo.

Analiza wyników inwentaryzacji zapasów

Celem inwentaryzacji jest m.in. kontrola majątku spółki. W spółkach produkcyjnych oraz handlowych jest to dobry moment na przyjrzenie się systemowi magazynowania materiałów, produktów czy towarów handlowych.

Dobrą praktyką jest ustalenie akceptowalnego poziomów różnic inwentaryzacyjnych, aby mieć ogląd na to, jak działa system magazynowania w spółce. Jeśli występują duże nadwyżki lub starty inwentaryzacyjne to należy zastanowić się, jakie są przyczyny i wprowadzić zmiany.

Zmiany te mogą dotyczyć np. sposobu magazynowania lub znakowania produktów, zabezpieczenia majątku przed utratą wartości lub kradzieżą, zmianą oprogramowania do ewidencji magazynowej, czy zmianą osoby odpowiedzialnej za stany magazynowe.

To właśnie w zapasach są zatrzymane środki finansowe firmy. Monitorowanie stanów magazynowych jest jednym z kluczowych elementów przejęcia kontroli nad płynnością finansową firmy.

Sprawdzenie stanu należności i zobowiązań

Na koniec roku obrotowego weryfikowane są także rozrachunki z tytułu należności i zobowiązań. Dział księgowy lub biuro rachunkowe wysyła do każdego wierzyciela potwierdzenie salda z wykazem niezapłaconych należności na dany dzień.

Na ten proces można spojrzeć nie tylko jak na formalność do wykonania, ale także okazję do zweryfikowania stanu rozrachunków z tytułu należności i zobowiązań, a także sprawdzenia, ile należności lub zobowiązań jest po terminie płatności. Czy są należności przedawnione lub takie, które mogą się w najbliższym czasie przedawnić?

Kodeks cywilny reguluje okres przedawnienia roszczeń. Dla należności z tytułu umowy sprzedaży jest to obecnie 2 lata.

W przypadku należności przedawnionych Ustawa o Rachunkowości pozwala na dokonanie odpisu aktualizującego i ujęciu należności w koszy. Dzięki temu pokazujemy w bilansie realną wartość należności. Ujęcie w koszty przedawnionej należności nie jest jednak kosztem podatkowym.

Należności, które są przeterminowane, warto sprawdzić pod kątem możliwości windykacyjnych i przerwania biegu przedawnienia, aby taka należność w przyszłości mogła stanowić koszt podatkowy w przypadku barku spłaty. Monitorowanie płatności za należności jest także kluczowe z punktu widzenia płynności finansowej firmy.

Zmiana wariantu sporządzania sprawozdania finansowego dla mikro, małych firm – korzyści i wady 

Spółki, które spełniają warunki ustawowe, aby uzyskać status jednostki mikro lub małej, mogą skorzystać z uproszczeń dotyczących sporządzania sprawozdania finansowego czy prowadzenia ksiąg rachunkowych.

Jednym z takich uproszczeń jest możliwość sporządzenia uproszczonej wersji sprawozdania finansowego, a także odstąpienie od sporządzania informacji dodatkowej i sprawozdania z działalności.

Warunkiem skorzystania z tych uproszczeń jest podjęcie uchwały przez zarząd lub inny organ zatwierdzający w sprawie zastosowania takich uproszczeń przed sporządzeniem sprawozdania finansowego za dany rok obrotowy. Jeśli taka uchwała nie zostanie podjęta, sprawozdanie finansowe powinno zostać sporządzone w pełnym zakresie.

Decyzja o zastosowaniu uproszczeń powinna zostać także ujętą w polityce rachunkowości.

Jakie mogą być korzyści z zastosowania uproszczeń?

1. Uproszczone sprawozdanie finansowe pozwala na prezentację mniejszej ilości informacji. Jeśli nie chcesz dzielić się szczegółami swojej działalności z konkurencją, to możesz zastosować takie uproszczenia. Każde opublikowane w KRS sprawozdanie finansowe jest jawne i może zostać pobrane przez każdą osobę.
2. Mniejsza ilość pracy potrzebna na przygotowanie sprawozdania finansowego w okrojonej wersji może także wpłynąć na zmniejszenie kosztu sporządzenia sprawozdania finansowego oraz innych obowiązkowych dokumentów. Sprawozdanie w wersji uproszczonej nie obejmuje szeregu informacji dodatkowych, można także zrezygnować ze sprzędzenia sprawozdania z działalności czy rachunku przepływów pieniężnych oraz zestawienia zmian w kapitale własnym.

Minusem stosowania uproszczonej formy sprawozdania finansowego jest natomiast ograniczony zakres informacji, jakie otrzymuje sam właściciel czy zarząd spółki. Jeśli nie sporządza dla własnych celów sprawozdania w pełnej wersji lub w postaci innych raportów, również otrzyma okrojony zakres informacji o swojej spółce. Warto porozmawiać o możliwych rozwiązaniach ze swoim księgowym.

Uchwały do sprawozdania finansowego  

Zgodnie z Kodeksem spółek handlowych w terminie 6 miesięcy po upływie każdego roku obrotowego powinno się zebrać zwyczajne zgromadzenie wspólników, na którym zostaną podjęte uchwały dotyczące:

• Zatwierdzenia sprawozdania finansowego za ubiegły rok.
• Podjęcie uchwały o podziale zysku lub pokryciu starty.
• Udzielenia członkom organów spółki absolutorium z wykonywania przez nich obowiązków. (Jest to forma akceptacji sposobu zarządzania spółką przez członków zarządu nadawana przez właścicieli tej spółki.)

Jako właściciel spółki musisz pamiętać o dopełnieniu tych formalności oraz załączeniu uchwał do sprowadzania finansowego przekazywanego do KRS po zakończonym roku obrotowym.

Podsumowanie wyników finansowych działalności 

Koniec roku to dobry czas na podsumowanie działań spółki. Sprawdzenie, czy cele spółki, w tym te finansowe, zostały zrealizowane, a także porównanie efektywności działania z działaniami konkurencji. Analiza ubiegłego roku jest zazwyczaj bazą do dalszych decyzji.

Rentowność i efektywność działania spółki warto sprawdzać częściej niż na koniec roku, jednak umownie jest to pewien okres, który pokazuje, jak radziła sobie spółka w określonych warunkach gospodarczych.

Jakie obszary warto podsumować? 

1. Weryfikacja rozliczenia celów firmy oraz podsumowanie podjętych działań. Czy plany oraz cele firmowe zostały zrealizowane? Co wdrożyliśmy, usprawniliśmy, a co się nie udało? Podsumowanie realizacji celów i podjętych działań może działać motywująco. Właściciel oraz cały zespół widzą efekty swojej pracy oraz postępy jakie poczyniła firma w ciągu roku. Podsumowanie działań dostarcza też informacje na temat tego, jakie obszary wymagają poprawy i w jakim kierunku się rozwiać.  
2. Kluczowe wskaźniki finansowe. Niezależnie od branży każda firma powinna monitorować kilka obszarów za pomocą wybranych wskaźników. Są to: płynność finansowa, marża zysku ogółem i na poszczególnych produktach/usługach, czy rentowność działań marketingowych. 
3. Realizacja założeń budżetowych i odchylania do tych założeń. Poza wskaźnikami finansowymi ważne jest sprawdzenie stopnia realizacji planowanych przychodów i kosztów (budżetu). W jakim stopniu budżet został zrealizowany? Jakie są wnioski na przyszłość?  

Zaplanowanie celów finansowych, budżetu przychodów i kosztów oraz przepływów pieniężnych 

Nowy rok to czas nie tylko podsumowań, ale także planów na przyszłość. Dane historyczne są dobrym punktem wyjścia do planów noworocznych. O tym, jak ustalać cele firmowe pisałam tutaj.

Poza celami na nowy rok warto także przygotować budżet, czyli prognozę przychodów i kosztów w nadchodzącym roku, a także plan przepływów pieniężnych, czyli ile środków pieniężnych będziemy potrzebowali w poszczególnych okresach roku, np. miesiącach.

Budżet pomaga kontrolować wydatki i ukierunkowuje na realizację celów, a zaplanowanie przepływów pieniężnych daje poczucie kontroli nad finansami i eliminuje ryzyko zatorów płatniczych.

Zmiany w systemie księgowym pod kątem rachunkowości zarządczej

Nowy rok jest także dobrym okresem na wprowadzenie zmian w systemie księgowym. Modyfikacja planu kont czy odpowiednie dostosowanie programu może pozwolić na pozyskiwanie dodatkowych informacji finansowych z systemu księgowego.

Odpowiednie przygotowanie programu księgowego, w tym planu kont pod potrzeby zarządcze wymaga wcześniejszego zbadania potrzeb właścicieli i dodatkowych nakładów pracy, może jednak przynieść znaczne korzyści.

Jakie informacje można pozyskiwać z odpowiednio zmodyfikowanego planu kont?

• Koszty w podziale na kanały sprzedaży np. dotyczące sprzedaży internetowej, stacjonarnej lub w podziel na działy np. marketingowe, administracyjne.
• Analiza kosztów stałych i zmiennych.
• Informację o marży zysku dla poszczególnych kanałów sprzedaży, np. jaka jest marża ze sprzedaży allegro, ze sprzedaży przez własny sklep www lub na poszczególnych produktach.

System księgowy może być bazą do sporządzenia budżetu, planu przepływów pieniężnych (preliminarza płatności) czy wyliczenia kluczowych wskaźników finansowych.

To tylko nieliczne przykłady możliwości pozyskiwania informacji z systemu księgowego.

Weryfikacja wynagrodzenia właścicieli oraz sposób jego wypłaty  

Właściciel oraz członkowie zarządu nie powinni zapominać o weryfikacji własnych wynagrodzeń. Częstą przyczyną konfliktów między wspólnikami oraz poczucia frustracji u właścicieli firm jest brak zasad dotyczących wypłaty własnych wynagrodzeń.

Nowy rok może być dobrym czasem na wprowadzenie zmian w wypłacie wynagrodzenia czy pobierania w innej formie korzyści ze spółki. Jest to szczególnie istotne, jeśli w spółce jest więcej wspólników lub gdy właściciel nie jest jednocześnie członkiem zarządu.

Warto rozdzielić pobieranie wynagrodzenie za wykonywana pracę przez właścicieli oraz członków zarządu od wynagrodzenia właściciela z tytułu posiadanych udziałów w spółce.

Nawet jeśli jesteś jednocześnie właścicielem i członkiem zarządu, Twoje wynagrodzenie powinno odzwierciedlać wartość rynkową pracy, jaką wykonujesz dla spółki. Forma wypłaty tego wynagrodzenia może być różna. Optymalny sposób wypłaty wynagrodzenia najlepiej skonsultować z księgową.

Dodatkową formą wynagrodzenia jest wypłata z zysku dla właścicieli firmy z tytułu posiadanych udziałów i odpowiedzialności za funkcjonowanie spółki. Wypłaty z zysku powinny stanowić odrębny element wynagrodzenia, a jego wysokość będzie zależała od umowy spółki, ustaleń między właścicielami, planów rozwojowych czy kondycji finansowej spółki.

Podsumowanie

Zakończenie roku wiąże się z szeregiem obowiązków, które dotyczą nie tylko księgowych. Właściciel firmy także powinien zaangażować się w ten proces przyjmując zarządczą perspektywę. Dane zbierane w dziale księgowości mogą służyć nie tylko rozliczeniom podatkowo-rachunkowym, ale także stanowić bazę do analizy finansowej, która z kolei pozwala na podejmowanie decyzji opartych na faktach.