4 narzędzia do wyznaczania i monitorowania realizacji celów w małej i średniej firmie

Klaudia Adamek

Finansistka, księgowa, założycielka Finanse w równowadze

Nawet najlepiej wyznaczone cele firmowe nie przyniosą rezultatów, jeśli nie zostaną zrealizowane. Realizowanie strategii rozwoju firmy wymaga wdrożenia kilku cyklicznych działań. Są to: czas na planowanie celów i zadań, systematyczne monitorowanie ich realizacji i wprowadzanie modyfikacji do planów działania. W tym artykule przedstawiam 4 narzędzia, które wspierają proces realizacji celów firmowych.

Po co wyznaczać cele w firmie ?

Cele są jednym z elementów budowania i realizowania strategii firmy, wskazują kierunek działania, są drogowskazem dla właściciela, ale też dla pracowników i współpracowników firmy.

Cele pomagają:

• intencjonalnie kreować kierunek rozwoju firmy;
• monitorować postępy realizacji wizji długoterminowej firmy i jej właściciela/ki;
• skoncentrować się na priorytetach, czyli działaniach, które przybliżą nas do realizacji celów; 
• podejmować lepsze decyzje dotyczące optymalnego wykorzystania dostępnych zasobów takich jak m.in. czas, energia i budżet;
• planować bieżącą działalność firmy;
• wyznaczać zadania dla działów i pracowników firmy;
• kontrolować efektywność pracy pracowników.

Wyobraź sobie dział marketingu, który działa bez wyznaczonych celów w zakresie budżetu czy kierunku działania, a każdy z pracowników realizuje własną wizję budowania marki. Jest to gotowy przepis na chaos, nieefektywność i przepalanie środków finansowych firmy. Wyznaczenie celów pozwoli pracownikom marketingu skoncentrować się na priorytetach, bo będą znali ograniczenia budżetowe i czasowe, a także będą świadomi oczekiwanych efektów ich pracy, wyrażonych w konkretnych wskaźnikach.

Zasady wyznaczania i monitorowania realizacji celów firmowych

Jest wiele narzędzi do wyznaczania i monitorowania realizacji celów firmowych, takich jak np. metoda SMART czy OKR. Możesz dowolnie modyfikować narzędzia pod swoje potrzeby. Ważne, aby wybrana metoda spełniała kilka warunków.

Cechy dobrego narzędzia do monitorowania realizacji celów:

• możliwość wskazania osoby odpowiedzialnej – kto odpowiada za realizację celu;
• możliwość wskazania terminu realizacji;
• miernik, czyli sposób pomiaru celu (wskaźnik KPI – kluczowy wskaźnik efektywności, lub inny wskaźnik  jakościowy);
• powiązanie celu krótkoterminowego z długoterminowym;
• stopień realizacji celu (pomaga monitorować progres);
• miejsce na rozliczenie celu (dostarcza informacji czy podjęte działania się sprawdziły i przyniosły oczekiwany rezultat, jest to informacja zwrotna pomocna w modyfikowaniu przyszłych działań).

Etapy wyznaczania celów firmowych

Proces wyznaczania celów można podzielić na 4 kroki. Każde z zaproponowanych poniżej narzędzi wspomaga inny etap wyznaczania celów.

KROK 1. Pierwszym etapem budowania strategii długoterminowej firmy jest wypracowanie wizji firmy, czyli obrazu firmy, do którego dążysz. Jest to, odwiedź na pytanie, w jaki sposób chcesz realizować misję swojej firmy, inaczej mówiąc jej główny cel działalności. Jaką wartość ma dawać właścicielowi, klientom i pracownikom Twoja firma oraz w jaki sposób będzie to robiła?

Realizowanie wizji firmy opiera się na wyznaczaniu długo i krótkoterminowych celów. W tym procesie firmy wykorzystują różne narzędzia, które pomagają:
– na bieżąco monitorować stopień realizacji celów;
– trzymać się ustalonych założeń i zmierzać w wyznaczonym kierunku (bez bieżącego i łatwego dostępu do wyznaczonych celów szybko o nich zapomnisz. Cele, do których nie wracamy, szybko zgubią się w natłoku codziennych spraw).

KROK 2. Kolejnym etapem są cele strategiczne, czyli cele w długim horyzoncie czasu, tj. od roku do pięciu lat.

KROK 3. Z celów strategicznych schodzimy do poziomu celów taktycznych, które odpowiadają na pytanie, jak zrealizujemy cele strategiczne. Do każdego celu strategicznego możesz wyznaczyć kilka celów taktycznych. W praktyce zdarza się, że firmy pomijają wyznaczanie celów taktycznych i od razu przechodzą do kroku numer 4. To na jakie rozwiązanie się zdecydujesz zależy od Twoich potrzeb i preferencji.

KROK 4. Na koniec przechodzimy do celów operacyjnych, czyli krótkoterminowych celów, które można podzielić na bieżące zadania do wykonania. Każdy cel taktyczny można podzielić na kilka celów operacyjnych.

Do monitorowania realizacji celów firmowych można stosować wiele różnych narzędzi od tradycyjnego Excela czy notesu po zaawansowane aplikacje. Poniżej prezentuję te sposoby, które w mojej ocenie są najbardziej skuteczne i które sprawdzają się w firmach o małej i średniej wielkości.

Narzędzia do wyznaczania i monitorowania realizacji celów firmowych

Narzędzie 1: Wizja

Stworzenie wizji to zazwyczaj dłuższy proces, w który firmy często angażują swoich pracowników. Wizja jest zazwyczaj ogólnym sformułowaniem, które ma funkcję drogowskazu.  Nie jest to tylko hasło, ale punkt wyjścia do dalszych działań w różnych obszarach firmy, m.in. marketingu, sprzedaży, finansów.  Jeśli nie masz jeszcze wypracowanej misji i wizji firmy, a chcesz zacząć działać strategicznie, możesz zacząć od ogólnego celu zbieżnego z Twoimi prywatnymi dążeniami. W późniejszym czasie zmodyfikujesz swoją misję i wizję, aby odzwierciedlały Twoje wartości i dążenia.

Narzędzie 2: Balance Scorecard (BSC), czyli Zrównoważona Karta Wyników  

BSC, inaczej zrównoważona karta wyników to narzędzie, które pozwoli Ci na zdefiniowanie celów strategicznych wraz z celami pośrednimi (taktycznymi i operacyjnymi), koniecznymi do realizacji tych pierwszych. Jest to narzędzie, które dobrze się sprawdza do planowania celów w dłuższym horyzoncie czasu. Są to drogowskazy na drodze rozwoju firmy.

Cechy zrównoważonej karty wyników:

Wyznaczanie celów w 4 perspektywach. Taki podział ma na celu zadbanie o każdy z obszarów działania firmy, aby na każdym etapie rozwoju nie pominąć kluczowych aspektów funkcjonowania firmy. BSC dzieli działalność firmy na 4 perspektywy:

• Finansową i właścicielską – koncentruje się na celach związanych z satysfakcjonującym poziomem zysków oraz zadbaniu o uwzględnienie dążeń właściciela firmy. Cele w tej perspektywie dotyczą m.in. oczekiwanej rentowności i płynności finansowej, planowanych przychodów i kosztów, optymalnego cyklu obrotu zapasami, zarządzania należnościami i środkami pieniężnymi, a także planów dotyczących struktury właścicielskiej, pozyskania kapitału na inwestycje czy rodzaju działalności, który zabezpieczy majątek prywatny właścicieli.  
• Rynku i klienta – dotyka takich aspektów jak m.in. satysfakcja klienta, pozyskiwanie nowych klientów i rozwijanie współpracy z obecnymi, budowanie lojalności klientów, system rabatowania i kredytowania klientów, strategia marketingowa.
• Procesów wewnętrznych – koncentruje się na usprawnianiu funkcjonowania firmy i jej głównych procesów, takich jak: obieg dokumentów, procedury, komunikacja wewnętrzna i zewnętrzna, systemy motywacyjne.
• Wiedzy i rozwoju – dotyczy obszarów związanych z rozwojem pracowników, działalnością B+R (badania i rozwój), inwestycjami w nowe technologie, budowaniem know-how.

Do każdego celu wyznaczany jest miernik, czyli sposób pomiaru stopnia realizacji celu. Miernik może być wyrażony w postaci wskaźnika ilościowego (wielkość liczbowa, %, wskaźnik KPI) lub wskaźnika jakościowego (w formie opisowej, np. wykonanie raportu). Jest to kluczowy element każdego celu, bez wyznaczenia miernika kontrola realizacji celów nie będzie możliwa.

Do każdego celu wyznaczana jest osoba odpowiedzialna za realizację celu.

Każdy cel ma określony termin realizacji.

Poniżej przygotowałam przykładowe cele wyznaczone za pomocą Zrównoważonej Karty Wyników. W przykładzie wyznaczyłam cele dla firmy sprzedającej kosmetyki naturalne przez Internet. W każdej perspektywie zaprezentowałam jeden lub dwa przykładowe cele na trzech poziomach: strategicznym, taktycznym i operacyjnym.

Narzędzie 3: Koncepcja 12 tygodniowego roku

Koncepcję 12 tygodniowego roku zaczerpnęłam z książki o takim samym tytule napisanej przez B. P. Moran’a.

Narzędzie to opiera się na koncepcji planowania działań co 12 tygodni, czyli mniej więcej co kwartał. Po każdym kwartale jest czas na podsumowanie działań, sprawdzenie efektów i zaplanowanie kolejnych 12 tygodni. Jest to dobre uzupełnienie BSC. Cele strategiczne o długim horyzoncie rozpisujesz na działania do podjęcia w krótkim okresie.

12 tygodniowy rok to koncepcja oparta na założeniu, że wyniki firmy są następstwem podejmowanych działań. Planowanie 12-tygodniowe prowadzi do koncentracji na kluczowych działaniach oraz na realizowaniu codziennych zadań, dzięki którym osiągasz cele długoterminowe.

Jakie są zalety tego narzędzia?

• Wyznaczanie celów w ujęciu rocznym to zbyt długa perspektywa, by utrzymać motywację do działania, monitorowanie postępów realizacji celów co kwartał sprawia, że skupisz się na tym, co przynosi rezultaty, aby osiągnąć wyniki.
• Rok to także zbyt długi horyzont z perspektywy dynamiki rynku, który szybko się zmienia. Plany 12 tygodniowe pozwalają na większą elastyczność działania, zachęcają do częstszego monitorowania efektów działań i modyfikowania taktyki.
• Rozpisanie celów na tygodnie sprawia, że jesteśmy w stanie w sposób realistyczny zarządzić czasem, którym dysponujemy. W ujęciu rocznym wiele wydaje się możliwe. Pozostawienie celów na poziomie rocznych planów jest na tyle odległe, że zapewne większość osób odłoży ich realizację na ostatnie miesiące.
• Podsumowując działania firmy co 12 tygodni, szybciej wyłapiesz wąskie gardła oraz zidentyfikujesz nieskuteczne taktyki.

Każdy cel operacyjny wyznaczony na karcie BSC należy uszczegółowić poprzez rozpisanie zadań do realizacji w ciągu najbliższych 12 tygodni.

Ważne, aby po każdym 12-tygodniowym okresie zaplanować rozliczenie zaplanowanych zadań, podsumowania kwartału i wyciągnięcie wniosków, które pomogą podjąć decyzję dotyczącą taktyk stosowanych w przyszłości.

Po zakończeniu 12-tygodniowego okresu sprawdzasz:

• stopień realizacji zadań (np. w ujęciu %);
• wpływ zrealizowanych zadań na miernik przypisany do danego celu operacyjnego (czy został osiągnięty zamierzony efekt lub czy się do niego zbliżasz).

Z pozyskanych informacji wyciągasz wnioski dotyczące obranego kierunku działania. Podejmujesz decyzje o dalszej taktyce wprowadzając ewentualne modyfikacje.

Narzędzie 4: Aplikacja do zarządzania zadaniami

Ostatnim narzędziem, jakie chcę Ci zaproponować, do kontroli realizacji celów firmowych jest wykorzystanie aplikacji do zarządzania zadaniami. Takich aplikacje jest wiele. Dostępne są m.in. Asana, Nozbe, Teams, Trello i wiele innych.

Aplikacja do zarządzania zadaniami pomaga w organizacji codziennej pracy i realizowaniu zadań bieżących. Za pomocą aplikacji możesz zarządzać własnymi zadaniami, ale też zadaniami całego zespołu. Dzięki korzystaniu z aplikacji każdy pracownik widzi codzienną listę zadań do realizacji, a właściciel firmy może monitorować postępy realizacji celów i efektywność pracy pracowników.
Aplikacja pozwala na tworzenie osobnych celów dla różnych projektów czy działów. Można także stworzyć osobny szablon do monitorowania celów strategicznych i taktycznych oparty o wyżej opisane założenia.